Warunki Uczestnictwa

1. Organizator
eletive sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Emilii Plater 31/33 m. 6, 91-762 Łódź
Spółka zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym Sądu Rejonowego dla Łodzi-Śródmieścia, XX Wydział Gospodarczy, KRS: 0000713766, NIP: 7262668955, REGON: 368868288, Wysokość kapitału zakładowego: 10 000.00
e-mail: kontakt@eletive.pl; www.nutridays.eletive.pl

2. Miejsce imprezy
Dworzec Łódź Fabryczna
Plac Bronisława Sałacińskiego 1, 90-128 Łódź

3. Termin i godziny otwarcia Targów
Termin Targów: 01.09-02.09.2018 r.

Godziny otwarcia Tragów dla Odwiedzających:
01.09.2018 r. w godz. 10:00-19:00
02.09.2018 r. w godz. 9:00-18:00

Godziny otwarcia Targów dla Wystawców:
01.09.2018 r. w godz. 9:00-20:00
02.09.2018 r. w godz. 8:00-19:00

4. Osoby odpowiedzialne:
Kierownik Projektu: Michał Sienkiewicz
e-mail: m.sienkiewicz@eletive.pl | tel. +48 537 908 577
Vice Kierownik Projektu i Kierownik medialny: Marlena Justyna
e-mail:m.justyna@eletive.pl | tel: +48 796 531 713
Specjalista ds. współpracy: Katarzyna Stańczyk
e-mail:k.stanczyk@eletive.pl | tel. + 48 508 317 524
Specjalista ds. współpracy: Patrycja Szymańska
e-mail:p.szymanska@eletive.pl | tel. +48 510 527 111

5. Zakres tematyczny Targów
5.1. Żywność ekologiczna, naturalna, tradycyjna:

Świeża żywność: owoce, warzywa, grzyby
Mrożonki (owoce, warzywa, lody itp.)
Produkty suszone (owoce, pestki, warzywa)
Produkty zbożowe (mąki, makarony, kasze, muslii, płatki błyskawiczne itp.)
Produkty piekarskie i cukiernicze, chleb, wypieki, środki spulchniające
Produkty i przetwory mleczne (mleko, jogurty, sery itp.)
Mięso i wędliny
Ryby i owoce morza
Tłuszcze (Oleje, oliwy, masła itp.)
Przekąski i słodycze
Przyprawy, zioła
Napoje (soki, wody, wina, piwa, nalewki, kawy, herbaty itp.)
Inne

5.2. Inne produkty i usługi:

Ekologiczne i naturalne produkty ogrodnictwa domowego
Odżywki i suplementy diety
Probiotyki i prebiotyki
Preparaty odżywcze
Catering dietetyczny
Naturalne i ekologiczne kosmetyki
Naturalne akcesoria do pielęgnacji ciała
Olejki aromatyczne
Ekologiczne środki czystości
Ekologiczne tekstylia, odzież, biżuteria
Akcesoria i karma dla zwierząt
Opakowania biodegradowalne i z naturalnych materiałów
Etykiety, skrzynie, termosy z biodegradowalnych i naturalnych materiałów
Sprzęt do pakowania i etykietowania produktów żywnościowych i nieżywnościowych
Technologia i wyposażenie
Jednostka certyfikująca
Ekoturystyka
Zabawki
Inne

6. Zgłoszenie Uczestnictwa
6.1. Uczestnictwo w Targach jako Wystawca może zgłosić przedsiębiorca prezentujący ofertę zgodną z zakresem tematycznym Targów i zaakceptowaną przez Organizatora Targów.
6.2. Podstawą Uczestnictwa Wystawców w Targach jest Rejestracja Wystawcy poprzez poprawne wypełnienie i przesłanie formularza rejestracyjnego, umieszczonego na stronie internetowej wydarzenia i uiszczenie opłaty rejestracyjnej do dnia 10.08.2018 r. Rejestracja Wystawcy oznacza akceptację niniejszych Warunków Uczestnictwa i Regulaminu Targów.
6.3. Wypełniając formularz rejestracyjny Wystawca ma możliwość zgłoszenia udziału w konkursie Laur Zdrowia i nutriTruck. Więcej informacji o konkursach na stronie wydarzenia i odpowiednio w Regulaminie Konkursu Laur Zdrowia i Regulaminie Konkursu nutriTruck, a także w pkt 8.4. niniejszych Warunków Uczestnictwa.
6.4. Po rejestracji Wystawca otrzyma formularz Zgłoszenie Wystawcy na adres elektroniczny podany podczas Rejestracji.
W ciągu 7 dni od dnia otrzymania formularza Zgłoszenie Wystawcy Wystawca przesyła na adres elektroniczny Organizatora (kontakt@eletive.pl):

skan formularza Zgłoszenie Wystawcy, prawidłowo wypełniony i podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wystawcy,
skan aktualnego wypisu z KRS lub odpowiedniego dokumentu z ewidencji działalności gospodarczej, w zależności od formy prowadzonej działalności,
potwierdzenie uiszczenia opłaty rejestracyjnej.

6.5. Zgłoszenia będą rozpatrywane w kolejności nadsyłania, zaś zgłoszenia otrzymane po upływie wymienionego w pkt 6.2. terminu, rozpatrywane będą jedynie w przypadku dysponowania wolną przestrzenią wystawienniczą.
6.6. Zgłoszenie uczestnictwa w Targach dotyczy wyłącznie firmy zgłaszającej.

7. Potwierdzenie Uczestnictwa – zawarcie umowy
7.1. Organizator potwierdzi uczestnictwo Wystawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej poprzez wystawienie Potwierdzenia Uczestnictwa, co będzie równoznaczne z zawarciem umowy pomiędzy Wystawcą a Organizatorem. Załącznikiem do umowy są niniejsze Warunki Uczestnictwa wraz z Regulaminem Targów.
7.2. Potwierdzenie Uczestnictwa dotyczy wyłącznie firmy zgłaszającej. Wystawca nie może przenosić praw wynikających z zawartej umowy na osoby trzecie.

8. Koszty uczestnictwa
8.1. Obowiązkowa opłata rejestracyjna – 300 zł.
Podana cena jest kwotą netto (należy doliczyć podatek VAT w wys. 23%).
8.1.1. Dokonanie opłaty rejestracyjnej jest obowiązkowe i stanowi podstawę uczestnictwa Wystawców w Targach.
8.1.2. W ramach opłaty rejestracyjnej Wystawcy przysługuje:
– wpis do katalogu Partnerów wydarzenia,
– umieszczenie logotypu na stronie wydarzenia,
– umieszczenie informacji o współpracy w mediach społecznościowych.

8.2. Pozostałe opłaty i terminy ich wnoszenia
8.2.1. Po otrzymaniu Potwierdzenia Uczestnictwa należy uiścić opłatę w formie przelewu na konto Organizatora na podstawie otrzymanych dokumentów proforma lub faktur VAT we wskazanym przez Organizatora terminie.
8.2.2. Ponadto, Wystawca zobowiązuje się dokonać opłaty za zamówione w późniejszym terminie usługi dodatkowe na podstawie otrzymanych dokumentów proforma lub faktur VAT we wskazanym przez Organizatora terminie.

8.2.5. Powierzchnia wystawiennicza:
8.2.5.1. Rezerwacja powierzchni wystawienniczej następuje na podstawie prawidłowo wypełnionego i przesłanego skanu formularza Zgłoszenie Wystawcy.

8.2.5.2. Cena wynajmu powierzchni wystawienniczej:

Rodzaj powierzchni zabudowy	Zgłoszenie uczestnictwa do 18.07.2018 r. włącznie	Zgłoszenie uczestnictwa po 18.07.2018 r.
Zabudowana w budynku dworca Łódź Fabryczna	220 zł/m2	275 zł/m2
Niezabudowana w budynku dworca Łódź	150 zł/m2	200 zł/m2
Powierzchnia wystawiennicza otwarta, poza budynkiem dworca Łódź Fabryczna (Food trucki)	150 zł/m2	200 zł/m2

Powierzchnia wystawiennicza w budynku dworca Łódź Fabryczna jest odpowiednio wyższa w przypadku zamówienia powierzchni narożnej, czołowej i wyspowej. Szczegółowy cennik zawarty jest w formularzu Zgłoszenie Wystawcy.
8.2.5.3. Ceny za powierzchnię zabudowaną obejmują zabudowę stoiska w standardzie podstawowym. Szczegółowe informacje dotyczące zabudowy stoiska w standardzie podstawowym zawarte są w formularzu Zgłoszenie Wystawcy.
8.2.5.4. Wystawca ma możliwość zamówienia wyposażenie dodatkowego stoiska oraz usług dodatkowych. Szczegółowe informacje dotyczące wyposażenia dodatkowego stoisk i usług dodatkowych zawarte są w formularzu Zgłoszenie Wystawcy.
8.2.5.5. Opłata licencyjna
Wystawca, który wykonuje zabudowę w budynku dworca Łódź Fabryczna we własnym zakresie lub zleca ją firmie wykonawczej ma obowiązek uiszczenia opłaty licencyjnej w wysokości 10 zł za m2 zabudowy. Podana cena stanowi kwotę netto (należy doliczyć podatek VAT w wys. 23%).
8.2.5.5. Podane ceny są kwotami netto (należy doliczyć podatek VAT w wys. 23%).

8.2.6. Niezależnie od rodzaju wybranej powierzchni wystawienniczej Organizator zapewnia Wystawcom:
– korzystanie z wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz wspólnie użytkowanej powierzchni wystawienniczej,
– organizację systemu informacji zewnętrznej i wewnętrznej terenów targowych,
– ogólne oświetlenie, ogrzewanie i całodobową ochronę terenów Targowych,
– utrzymanie ogólnej czystości terenów targowych i czystości pieszych ciągów komunikacyjnych (Wystawca odpowiada za utrzymanie czystości wynajętego stoiska),
– reklamę i promocję Targów.
– 1 służbową kartę „WYSTAWCA” na każde rozpoczęte 4 m2 wykupionej powierzchni wystawienniczej,
– 2 karty „SERWIS” upoważniające do prac rozładunkowych i montażowych na terenie Targów.
– możliwość dystrybucji materiałów promocyjnych na terenie stoiska,

8.3. Rabaty
– 5% za udział w konferencji PAD „Psychika a Dietetyka” organizowanej w Łodzi 19-20 maja 2018 roku (nie dotyczy powierzchni wystawienniczej otwartej, poza budynkiem dworca Łódź Fabryczna (Food trucki).
– 5% za zamówienie powierzchni ≥20m2.

8.4. Opłaty rejestracyjne za udział w konkursach
8.4.1. Opłata rejestracyjna za każdy produkt/usługę zgłoszoną w Konkursie Laur Zdrowia – 600 zł
8.4.2. płata rejestracyjna za food track zgłoszony w Konkursie nutriTruck – 600 zł
8.4.3. Podane ceny są kwotami netto (należy doliczyć podatek VAT w wys. 23%).

8.5. Dokonywanie płatności
8.5.1. Wystawca zobowiązuje się do terminowej wpłaty wszelkich opłat za udział w Targach w nieprzekraczalnym terminie określonym przez Organizatora.
8.5.2. Wszelkie wpłaty z tytułu uczestnictwa w Targach należy przekazać na konto Organizatora na podstawie otrzymanych dokumentów proforma lub faktur VAT we wskazanym przez Organizatora terminie. Organizator ma prawo przesłania Wystawcy dokumentów proforma i faktur VAT z tytułu uczestnictwa w Targach drogą elektroniczną na adres podany w formularzu Zgłoszenie Wystawcy.
8.5.3. W razie zwłoki Wystawcy z zapłatą kwoty należnej za uczestnictwo w Targach Organizatorowi przysługiwać będą odsetki za zwłokę w wysokości wynikającej z art. 359 § 2 Kodeksu cywilnego (odsetki ustawowe).

Wpłat należy dokonać na konto Organizatora:
Dane do przelewu:
eletive sp. z o.o.
ul. Emilii Plater 31/33 m.6
91-762 Łódź
Numer rachunku: 60 1950 0001 2006 0054 6761 0002
IDEA BANK
W tytule przelewu: nutridays – (nr zamówienia)

9. Projekty i budowa stoisk
9.1. Stoisko budowane przez realizatora zabudowy wskazanego przez Organizatora
9.1.1. Stoisko wykonywane jest na podstawie informacji zawartych w formularzu Zgłoszenie Wystawcy, prawidłowo wypełnionego i przesłanego przez Wystawcę, zawierającego informacje dotyczące elementów zabudowy stoiska w standardzie podstawowym i dodatkowego wyposażenia stoiska.
9.1.2. Wszelkie uwagi dotyczące wykonania stoiska przekazywane przez Wystawcę po przesłaniu formularza Zgłoszenie Wystawcy realizowane będą przez Organizatora, jeżeli umożliwią to względy organizacyjne i projektowo-techniczne.
9.1.3. W przypadku zlecenia przez Wystawcę zabudowy realizatorom zabudowy wskazanym przez Organizatora, przekazanie stoiska Wystawcy odbywa się po dokonaniu wpłaty pełnej kwoty należnej za uczestnictwo w Targach.

9.2. Stoisko budowane staraniem Wystawcy
9.2.1.Wystawca, który wykonuje zabudowę we własnym zakresie lub zleca ją firmie wykonawczej ma obowiązek przygotowania i przesłania Organizatorowi zwymiarowanego projektu stoiska wraz z planem podłączenia energii elektrycznej i podaniem nazwy firmy realizującej zabudowę do dnia 15.08.2018.
9.2.2. Wystawca ma obowiązek poinformować Organizatora kto w jego imieniu nadzoruje wykonanie zabudowy, podać nazwę firmy, która będzie wykonywać stoisko i ilość współpracujących przy tym osób. Na tej podstawie Organizator wydaje Karty „SERWIS” upoważniające do wykonywania prac rozładunkowych i montażowych na terenie Targów.
9.2.3. Regulamin Targów określa szczegółowe wytyczne dotyczące budowy i likwidacji stoisk.

10. Lokalizacja i numeracja stoisk
10.1. Lokalizację i numerację stoisk Organizator ustala biorąc pod uwagę informacje zawarte w formularzu Zgłoszenie Wystawcy, jak również projekt zabudowy powierzchni wystawienniczej i warunki organizacyjno-techniczne.
10.2. Przydział stoiska jest dla Wystawcy wiążący.
10.3. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska, kształtu i wielkości zamówionej powierzchni przez wystawcę oraz numeracji stoiska, jeżeli jest to konieczne ze względów organizacyjnych i projektowo-technicznych, co nie stanowi zmiany umowy o uczestnictwo w Targach i nie rodzi po stronie Wystawcy jakichkolwiek roszczeń względem Organizatora. O zmianie lokalizacji stoiska, kształtu i wielkości zamówionej powierzchni przez Wystawcę oraz numeracji stoiska Organizator poinformuje Wystawcę niezwłocznie pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Wystawcę w formularzu Zgłoszenie Wystawcy.
10.4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian lokalizacji przejść, wejść, wyjść.
10.5. Jeżeli Wystawca nie zajmie przydzielonej powierzchni lub zamówionego stoiska w terminie określonym z Organizatorem, mogą one zostać rozdysponowane według uznania Organizatora, a Wystawcy nie przysługuje z tego tytułu prawo do żadnych roszczeń.
10.6. Objęcie stoiska następuje w formie obustronnie podpisanego protokołu.

11. Podwystawcy
11.1. Wynajęte stoisko przeznaczone jest wyłącznie dla Wystawcy. Udostępnianie powierzchni stoiska przez Wystawcę osobom trzecim (zwanym dalej Podwystawcami) może nastąpić tylko za zgodą Organizatora po przedstawieniu pisemnego wniosku.
11.2. Zgłoszenie Podwystawcy wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty w wysokości 400 zł. Podana cena stanowi kwotę netto (należy doliczyć podatek VAT w wys. 23%) za każdego zgłoszonego Podwystawcę.
11.3. Podwystawca podlega takim samym Warunkom Uczestnictwa jak Wystawca, nie łączą go jednak stosunki umowne z Organizatorem.
11.4. Przyjęcie przez Wystawcę Podwystawcy bez wymaganej zgody upoważnia Organizatora do usunięcia stoiska na koszt Wystawcy.

12. Anulowanie uczestnictwa w Targach
12.1. Wystawca ma prawo anulować uczestnictwo w Targach bez ponoszenia żadnych kosztów do dnia 18.07.2018 r. włącznie.
12.2. Wystawca, który anuluje uczestnictwo w dniach 18.07.2018-30.07.2018 r. włącznie zobowiązany jest do zapłaty pełnej opłaty rejestracyjnej i równowartości 50% wartości zamówionej powierzchni i wszelkich zamówionych usług.
12.3. Wystawca, który anuluje uczestnictwo po 30.07.2018 r. zobowiązany jest do zapłaty pełnej opłaty rejestracyjnej i równowartości 100% wartości zamówionej powierzchni i wszelkich zamówionych usług.
12.4. Wystawca, który zgłosi swój udział po dniu 30.07.2018 r., spełniając warunki formalne określone w pkt. 6 ma 7 dni na rezygnację z udziału lub zmianę zamówionych usług bez ponoszenia żadnych kosztów. W przypadku niedotrzymania terminu Wystawca zobowiązany jest do zapłaty pełnej opłaty rejestracyjnej i równowartości 100% wartości zamówionej powierzchni i wszelkich zamówionych usług.
12.5. Dla anulowania uczestnictwa wymagana jest forma pisemna. Brak pisemnego powiadomienia Organizatora o anulowaniu uczestnictwa skutkuje koniecznością zapłaty pełnej opłaty rejestracyjnej i równowartości 100% wartości zamówionej powierzchni i wszelkich zamówionych usług.
12.6. Organizator może odstąpić od dochodzenia roszczeń w przypadku zagospodarowania (sprzedaży) danej części zamówienia.
12.7. Organizator jest upoważniony do odstąpienia od umowy z Wystawcą, gdy Potwierdzenia Uczestnictwa zostało udzielone na podstawie fałszywych założeń lub danych, bądź gdy warunki dotyczące przyjęcia przestały być aktualne w późniejszym terminie lub w przypadku braku wpływu należności z tytułu udziału w Targach, równocześnie pozbawiając Wystawcę prawa dochodzenia jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu.
12.8. W przypadku odmowy Potwierdzenia Uczestnictwa w Targach ze względu na brak możliwości lokalizacyjnych lub ze względu na zgłoszenie podmiotu reprezentującego branżę niezgodną z zakresem tematycznym Targów, zgłaszającemu przysługuje zwrot wszystkich wpłaconych kwot. Nie przysługują mu natomiast inne roszczenia z tego tytułu.
12.9. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy Potwierdzenia Uczestnictwa bez podania przyczyny. W razie odmowy Potwierdzenia Uczestnictwa przez Organizatora zgłaszającemu przysługuje zwrot wszystkich wpłaconych kwot. Nie przysługują mu natomiast inne roszczenia z tego tytułu.
12.10. Jakiekolwiek Działanie sprzeczne z przepisami RP, przepisami bezpieczeństwa obowiązujących na dworcu Łódź Fabryczna, Regulaminem Targów i Warunkami Uczestnictwa upoważnia Organizatora do zerwania umowy z Wystawcą, a wystawca traci prawo do roszczeń z tego tytułu.

14. Ubezpieczenie i wyłączenie odpowiedzialności
14.1. Organizator nie jest zobowiązany do opieki nad eksponatami wystawienniczymi i urządzeniami na stoisku Wystawcy. Wyłączona jest odpowiedzialność Organizatora za ich utratę, uszkodzenie lub zniszczenie, w tym także spowodowane przez personel targowy i zwiedzających.
14.2. Wystawca jest zobowiązany do ubezpieczenia przedmiotów i eksponatów, ponosi związane z tym koszty.
14.3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób, przerwy w dostawie prądu oraz szkody powstałe w wyniku włamania, kradzieży, pożaru, zalania, zdarzeń transportowych na i z terenu Targów. Wystawca jest zobowiązany ubezpieczyć się od tych ryzyk na własny koszt.
14.4. Wystawca odpowiada za szkody wyrządzone Organizatorowi i osobom trzecim (powstałe podczas pracy na jego rzecz), a także za uszkodzenia budynku, mebli, urządzeń wystawowych i instalacji spowodowane przez Wystawcę, Podwystawców, jak również każdą osobę zatrudnioną bezpośrednio lub pośrednio przez Wystawcę.

15. Reklamacje i roszczenia
15.1. Roszczenia dotyczące budowy stoisk przez Organizatora lub ich lokalizacji i rozmiarów faktycznie zajmowanej powierzchni Wystawca musi zgłosić Organizatorowi na piśmie w trakcie trwania Targów, aby umożliwić sprawdzenie ich zasadności.
15.2. Uwagi, wnioski i zażalenia względem zdarzeń, które wydarzyły się podczas Targów i wymagają interwencji Organizatora, muszą być zgłaszane niezwłocznie po zaistniałym fakcie i nie później niż do ostatniego dnia trwania Targów włącznie.
15.3. Pozostałe roszczenia wobec Organizatora wynikające z udziału w przedsięwzięciu Wystawca powinien zgłosić najpóźniej w ciągu 14 dni od daty zamknięcia Targów.
15.4. Niedotrzymanie terminów będzie skutkować nieuwzględnianiem roszczeń.

16. Postanowienia końcowe
16.1. Wystawcy i wszystkie zatrudnione przez nich osoby wykonujące stoiska i biorące udział w Targach zobowiązane są do stosowania obowiązujących w RP przepisów, przepisów bezpieczeństwa obowiązujących na dworcu Łódź Fabryczna i przestrzegania Warunków Uczestnictwa, Regulaminu Tragów. Wystawcy nieprzestrzegający niniejszych warunków ponoszą odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez Organizatora lub osoby trzecie.
16.2. Organizator Targów upoważniony jest do przesunięcia, skrócenia, wydłużenia, do czasowego lub częściowego zamknięcia lub odwołania Targów w przypadku powstania okoliczności od niego niezależnych i wymagających podjęcia takich decyzji. O zmianach tych Organizator poinformuje Wystawcę niezwłocznie.
16.3. W przypadku odwołania Targów Organizator zwróci Wystawcy 100% wpłaconych Organizatorowi kwot. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za straty i szkody poniesione z tego powodu przez Wystawcę. Wysokość zwrotu może ulec obniżeniu, gdyby przyczyną odwołania Targów była siła wyższa.
16.4. Wystawca wyraźnie potwierdza, że Organizator nie składał mu żadnych zapewnień, ani gwarancji dotyczących wyników ekonomicznych, jakie Wystawca osiągnie na skutek udziału w Targach i nie będzie miał z tego tytułu do Organizatora jakichkolwiek roszczeń.
16.5.Organizator wyraża zgodę na przesyłanie wszelkich wymienionych w Warunkach Uczestnictwa dokumentów drogą elektroniczną (skany dokumentów) i będzie traktował je na prawach oryginałów.
16.6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za trudności organizacyjne wynikające z niedotrzymania terminów i niedopełnienia formalności przez Wystawcę.
16.7. Wystawcy zobowiązują się do prezentowania swojej oferty w sposób zgodny z ideą Targów i ponoszą pełną odpowiedzialność za swoje działania i zaniechania.
16.8. W przypadku, naruszenia pkt 16.7. Organizator zastrzega sobie nałożenie kary umownej w wysokości 25% opłaty wniesionej za udział w Targach, chyba że pokrycie szkody przewyższa przyznaną karę.
16.9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie praw Wystawców i innych uczestników Targów, wynikających z uzyskanej przez nich ochrony prawnej wynalazku, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego, a także praw autorskich, praw wynikających z umów licencyjnych, cesji, knowhow itp.
16.10. Organizator korzysta z uprawnień gospodarza na całej powierzchni targowej w czasie montażu i demontażu stoisk oraz w czasie trwania Targów. W związku z tym jest on upoważniony do wydawania poleceń obowiązujących Wystawców, Podwystawców i obsługę targową.
16.11. Wszelkie spory, które mogą wyniknąć z tytułu zawartej umowy między Organizatorem a Wystawcą strony będą się starały rozstrzygać polubownie lub przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
16.12. Przyjęcie niniejszych Warunków Uczestnictwa następuje z chwilą dokonania rejestracji przez Wystawcę.

eletive sp. z o.o.

Łódź, 15 kwietnia 2018 r.

REGULAMIN TARGÓW

1. TERMINY I GODZINY MONTAŻU I DEMONTAŻU ORAZ EKSPOZYCJI
Okres montażu stoisk budowanych przez Organizatora:
30.08.2018 r. w godzinach 16.00-24.00
31.08.2018 r. w godzinach 7.00-13.00
Aranżacja ekspozycji dla stoisk budowanych przez Organizatora:
31.08.2018 r. w godzinach 13.00-24.00
Okres montażu i aranżacji ekspozycji stoisk budowanych staraniem Wystawcy:
31.08.2018 r. w godzinach 7.00-24.00
Okres ekspozycji: 01.09-02.09.2018 r.

Godziny otwarcia Tragów dla Odwiedzających:
01.09.2018 r. w godz. 10:00-19:00
02.09.2018 r. w godz. 9:00-18:00
Godziny otwarcia Targów dla Wystawców:
01.09.2018 r. w godz. 9:00-20:00
02.09.2018 r. w godz. 8:00-19:00
Zamknięcie Targów: 02.09.2018 r. o godz.18.00

Okres demontażu stoisk:
02.09.2018 r w godzinach 18.00-24.00
03.09.2018 r. w godzinach 7.00-12.00
W uzasadnionych przypadkach godziny pracy mogą ulec wydłużeniu za zgodą Organizatora i Zarządcy Dworca po wcześniejszym pisemnym zgłoszeniu takiej konieczności. Zgłoszenie musi zawierać formalną deklarację poniesienia przez zgłaszającego odpowiedniej opłaty.

2. BUDOWA I LIKWIDACJA STOISK

2.1. STOISKO BUDOWANE PRZEZ REALIZATORA ZABUDOWY WSKAZANEGO PRZEZ ORGANIZATORA
2.1.1. Warunkiem rozpoczęcia budowy stoiska jest dokonanie przez Wystawcę wpłaty za udział w Targach zgodnie z Warunkami Uczestnictwa pkt. 8
2.1.2. Stoiska budowane przez Organizatora zostaną udostępnione Wystawcy w przeddzień otwarcia Targów (piątek, 31.08.2018 r.) od godziny 13.00. Wystawca przed objęciem stoiska ma obowiązek zgłosić Organizatorowi swoje przybycie w Punkcie Informacyjnym Targów.
2.1.3. Wystawca wykonuje we własnym zakresie aranżację ekspozycji na stoisku, przygotowanym przez Organizatora. Prace prowadzone przez Wystawcę nie mogą powodować uszkodzeń ścian, podłoża lub wyposażenia stoiska.
2.1.4. Wystawca jest zobowiązany ukończyć aranżację stoiska przed otwarciem Targów.
2.1.5. Wystawca ma obowiązek usunąć wszelkie opakowania po eksponatach z terenów targowych przed rozpoczęciem Targów. Pozostawione opakowania zostaną usunięte przez Organizatora. Wystawca zostanie obciążony kosztem ich usunięcia i składowania.
2.1.6. Wystawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za szkody wynikłe z prowadzonych przez niego prac.
2.1.7. Wystawca nie może bez zgody Organizatora naklejać, przytwierdzać, bądź rozstawiać elementów graficznych na terenie dworca Łódź Fabryczna. Po uzyskaniu takiej zgody, Wystawca ma obowiązek po zakończeniu Targów usunąć wszystkie elementy graficzne. Pozostawienie tych elementów będzie skutkować usunięciem ich przez Organizatora na koszt Wystawcy.

2.2. STOISKO BUDOWANE STARANIEM WYSTAWCY
2.2.1. Warunkami niezbędnymi do rozpoczęcia montażu stoiska są: dokonanie przez Wystawcę wpłaty za wynajem powierzchni wystawienniczej zgodnie z Warunkami Uczestnictwa pkt. 8 oraz dostarczenie projektu stoiska zgodnie z Warunkami Uczestnictwa pkt. 9.2.1.
2.2.2. Rozpoczęcie prac montażowych w przypadku stoiska budowanego staraniem Wystawcy może nastąpić najwcześniej 31.08.2018 r. o godzinie 7.00.
2.2.3. Przed rozpoczęciem rozładunku elementów stoiska i prac montażowych kierownik ekipy ma obowiązek zgłosić przybycie w Punkcie Informacyjnym Targów celem ustalenia dokładnej lokalizacji stoiska oraz odebrania kart „SERWIS” upoważniających do prac rozładunkowych i montażowych na terenie Targów.
2.2.4. Wystawca ma obowiązek posiadania pełnej dokumentacji technicznej w czasie zabudowy stoiska oraz okresu ekspozycji.
2.2.5. Zabudowa może zostać wykonana wyłącznie w obrębie zarezerwowanej przez Wystawcę powierzchni tak, aby żadne elementy konstrukcyjne stoiska ani eksponaty nie znajdowały się poza obrębem zarezerwowanej powierzchni.
2.2.6. Elementy zabudowy powyżej 2,48 m, sąsiadujące z innymi stoiskami, powinny posiadać od strony tych stoisk białe wykończenie. Nie jest dopuszczalne umieszczanie znaków firmowych od strony sąsiadujących stoisk.
2.2.7. Zaleca się, aby stoiska wykonywane były z materiałów niepalnych lub niezapalnych, niekapiących i nieodpadających po wpływem ognia.
2.2.8. Wystawca wykonujący zabudowę we własnym zakresie lub zlecający ją firmie wykonawczej ma obowiązek we własnym zakresie dokonać oznaczeń, w tym numeru stoiska. Oznaczenie musi dotyczyć wyłącznie firmy zgłaszającej. W razie odstępstw Organizator ma prawo zamknąć stoisko.
2.2.9. Zabronione jest mocowanie elementów konstrukcji stoiska do podłoża i ścian i sufitu dworca Łódź Fabryczna.
2.2.10. Wystawca ma obowiązek natychmiastowego poinformowania Organizatora o powstałej szkodzie będącej efektem prac montażowych. Organizator sporządzi protokół zdarzenia stwierdzający powstałe szkody. Wystawca jest zobowiązany naprawić powstałą szkodę, a jeśli nie będzie to możliwe, poniesie koszty jej naprawy.
2.2.11. Wystawca wykonujący zabudowę we własnym zakresie lub zlecający ją firmie wykonawczej powinien zaopatrzyć się we własną rozdzielnię elektryczną.
2.2.12. Wykonawca stoiska w czasie przewidzianym dla montażu i demontażu na terenie dworca Łódź Fabryczna ma prawo dokonywać jedynie niezbędnych robót montażowych i ostatecznego retuszu
2.2.13. Podczas prac rozładunkowych i montażowych zabrania się:
– malowania natryskowego, posługiwania się farbami, lakierami i/lub rozpuszczalnikami wydzielającymi opary, prac związanych ze spawaniem, szlifowaniem, cięciem lub innych, powodujących zapylanie lub zagrożenie pożarowe,
* Dopuszczalne są drobne prace szlifierskie pod warunkiem, że stosowane narzędzia są wyposażone w skuteczne urządzenia zabezpieczające przed pyleniem. Prace te należy prowadzić po osłonięciu stoiska kurtynami z folii. Ich wykonawca ma obowiązek usunąć ew. zapylenia innych stoisk własnym staraniem, ale w porozumieniu z ich właścicielami
– wjazdu samochodu do hal wystawienniczych,
– pozostawiania materiałów i narzędzi poza obrębem własnego stoiska oraz na ciągach komunikacyjnych,
– naruszania konstrukcji lub powłok ścian, podług i innych elementów obiektu, w którym odbywają się Targi,
– samowolnego podłączania swojej instalacji lub urządzeń elektrycznych do sieci dworca Łódź Fabryczna (rozdzielnic w kanałach medialnych i w ścianach). Prace te wykonuje wyznaczony personel.
2.2.14. Wykonawcy stoisk mają obowiązek usuwania z dworca Łódź Fabryczna na bieżąco wszelkich pozostałości po montażu. Zabronione jest składowanie materiałów, opakowań i innych elementów wyposażenia stoiska na ciągach komunikacyjnych wokół stoiska. Zabrania się zastawiania drogi pożarowej i korytarza.
2.2.15. Wystawca, wykonujący zabudowę we własnym zakresie lub zlecający ją firmie wykonawczej, ponosi pełną odpowiedzialność za przestrzeganie przez osoby wykonujące zabudowę postanowień zawartych w niniejszym regulaminie.
2.2.16. Zabudowa wykonana staraniem Wystawcy wymaga akceptacji przez Organizatora.
2.2.17. Wystawca projektując stoisko ma obowiązek uwzględnić wszelkie ograniczenia wynikające z czasu przeznaczonego na montaż i demontaż, ograniczenia obejmujące niektóre procesy technologiczne, jak również uwzględnić przepisy organizacyjne i porządkowe zawarte w Regulaminie Tragów i obowiązujące na dworcu Łódź Fabryczna, tak by podczas montażu i demontażu nie doszło do ich naruszenia.

2.3. LIKWIDACJA EKSPOZYCJI I DEMONTAŻ STOISKA
2.3.1. Likwidacja stoisk budowanych przez realizatora zabudowy wskazanego przez Organizatora – Wystawca ma obowiązek przywrócić udostępnioną mu powierzchnię wystawienniczą do stanu poprzedniego poprzez usunięcie ze stoiska swoich eksponatów i innych elementów będących jego własnością oraz posprzątanie zajmowanego w czasie Targów terenu w terminie do 02.09.2018r. do godz. 22.00
2.3.2. Likwidacja stoisk budowanych staraniem Wystawcy – Wystawca ma obowiązek przywrócić udostępnioną mu powierzchnię wystawienniczą do stanu poprzedniego poprzez usunięcie eksponatów, dokonanie demontażu i wywiezienia elementów stoiska poza dworzec Łódź Fabryczna, usuniecie taśm samoprzylepnych oraz posprzątanie zajmowanego w czasie Targów terenu w terminie do 03.09.2018 r. do godz. 12.00.
2.3.3. Rozpoczęcie likwidacji ekspozycji przed oficjalnym zakończeniem Targów jest niedozwolone.
2.3.4. Wszelkie materiały pozostawione w halach i na terenach zewnętrznych dworca Łódź Fabryczna, w tym ślady po taśmie samoprzylepnej, po określonym w pkt. 2.3.1. i 2.3.2. terminie zostaną usunięte przez ekipę porządkującą obiekt na koszt Wystawcy. Organizator wystawi Wystawcy fakturę dokumentującą wymienione czynności. Wystawca zobowiązany jest do zapłaty należności w ciągu 14 dni od daty zakończenia Targów.

2.4. EKSPONATY
2.4.1. Wystawca ma obowiązek dostarczyć eksponaty i materiały pomocnicze na teren Targów przed otwarciem Targów oraz zabrać je z powrotem po zakończeniu Targów w terminach określonych w pkt. 2.3.1 i 2.3.2.
2.4.2. Mocowanie eksponatów do ścian i sufitów stoiska może być dokonane tylko metodami akceptowanymi przez Organizatora. Żaden przedmiot nie może być wkręcany i przybijany do ścian stoiska.
2.4.3. Żaden eksponat ani pokaz jego działania, który w opinii Organizatora lub personelu dworca Łódź Fabryczna zawiera substancje o charakterze niebezpiecznym lub wybuchowym nie może być umieszczony na stoisku bez uprzedniej pisemnej zgody Organizatora.
2.4.4. Eksponaty nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska, a demonstracje działania eksponatów nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego poruszania się uczestników Targów.
2.4.5. Naprawy lub zmiany eksponatów mogą być dokonywane poza godzinami otwarcia Targów dla zwiedzających i po wcześniejszym poinformowaniu o tym na piśmie Organizatora.

3. SPRZĄTANIE
3.1. Organizator zapewnia sprzątanie terenów targowych i przejść.
3.2. Utrzymanie czystości i sprzątanie stoisk jest obowiązkiem Wystawcy i musi być każdorazowo zakończone przed otwarciem Targów dla zwiedzających.
3.3. Wystawca może zlecić odpłatne sprzątanie stoiska Organizatorowi. Informację należy zawrzeć w formularzu Zgłoszenie Wystawcy.

4. KARTY TARGOWE
4.1. W ramach zamówionej powierzchni, Wystawca otrzyma od Organizatora Targów karty „WYSTAWCA”. Wystawca otrzyma 1 kartę „WYSTAWCA” na każde rozpoczęte 4 m2 powierzchni wystawienniczej.
4.2. Wystawca, wykonujący zabudowę we własnym zakresie lub zlecający ją firmie wykonawczej otrzyma 2 karty „SERWIS” upoważniające do prac rozładunkowych i montażowych na terenie Targów.
4.3. W przypadku, gdy liczba należnych kart okaże się niewystarczająca, Wystawca może je domówić. Informację należy zawrzeć w formularzu Zgłoszenie Wystawcy.
4.4. W przypadku zapotrzebowania na większą liczbę kart Wystawca może je również nabyć odpłatnie w Punkcie Informacyjnym Targów.
4.5. Zamówione karty można odebrać 31.08.2018 r. w godz. 7.00-19.00 w Punkcie Informacyjnym Targów po okazaniu dowodu uiszczenia zapłaty i pisemnego upoważnienia do odbioru kart w imieniu Wystawcy.

5. KATALOG TARGOWY
5.1. Każdy z Wystawców ma obowiązek zamieszczenia wpisu w katalogu targowym.
5.2. Każdy z Podwystawców ma prawo zamieszczenia wpisu w katalogu targowym.
5.3. Katalog zawiera:
– wykaz Wystawców i Podwystawców biorących udział w Targach wraz z numerami ich stoisk;
– mapę targów uwzględniającą rozłożenie i numerację stoisk;
– informacje o Wystawcach wraz z charakterystyką prowadzonej działalności;
– elementy grafiki reklamowej.
5.4. Wystawca jest zobowiązany umieścić w formularzu Zgłoszenie Wystawcy informacje do zamieszczenia w katalogu: Informacja o firmie – nazwa, dane teleadresowe oraz tekst informacyjny. W przypadku zmian należy o nich poinformować najpóźniej do 30.08.2018 r. wysyłając informację na adres elektroniczny Organizatora.
5.5. Maksymalna liczba znaków tekstu informacyjnego do katalogu Targów wynosi 400 znaków (w tym znaki interpunkcyjne i spacje).
5.6. Wystawca jest zobowiązany do wskazania pod jaką literą alfabetu należy zamieścić w katalogu jego wpis. Żądaną literę należy wpisać w odpowiednią rubrykę formularza Zgłoszenie Wystawcy. Jeśli ww. litera nie zostanie wskazana Organizator Targów umieści wpis w miejscu wskazanym przez alfabetyczny porządek pierwszych liter nazwy firmy.
5.7. Wystawca/Podwystawca przesyła logo firmy w formacie png na adres elektroniczny Organizatora do 30.08.2018 r.
5.8. Organizator Targów nie ponosi odpowiedzialności za błędy powstałe w katalogu Targów, wynikające z błędnych informacji lub złej jakości dostarczonych przez Wystawcę/Podwystawcę materiałów.
5.9. W przypadku nie przesłania materiałów w wyznaczonym terminie, Organizator zastrzega sobie prawo do nie zamieszczenia przesłanych materiałów w katalogu Targów, a Wystawcy/Podwystawcy nie przysługuje z tego tytułu rekompensata lub odszkodowanie
5.10. Wystawca/Podwystawca, którego wpis zamieszczony jest w katalogu Targów otrzymuje bezpłatnie jeden egzemplarz katalogu Targów.

6. REKLAMA NA TARGACH
6.1. Każdy Wystawca ma prawo do rozkładania i dystrybuowania materiałów reklamowych wyłącznie na własnym stoisku w sposób nie zakłócający toku pracy innym uczestnikom Targów. Nie jest to możliwe w przejściach lub na terenach targowych.
6.3. Wszelkie informacje dotyczące innych form reklamy zawarte są na stronie internetowej wydarzenia i są ustalane z Organizatorem.
6.3. Wystawcy zobowiązani są zadbać, aby prezentowane przez nich produkty nie naruszały przepisów prawa obowiązujących na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, a w szczególności przepisów dotyczących ochrony własności przemysłowej i intelektualnej. Wystawcy ponoszą wyłączną odpowiedzialność prawną za ewentualne ich naruszenie.
6.4. Optyczne, akustyczne i ruchome środki reklamowe nie mogą stanowić zagrożenia dla bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz nie mogą powodować jakichkolwiek zakłóceń na terenie dworca Łódź Fabryczna. Są dopuszczalne jedynie za uprzednią pisemną zgodą Organizatora.
6.5. Organizator ma prawo zakazać wystawiania i pokazywania środków reklamowych, które mogą dać powód do zażaleń i takie istniejące środki na czas Targów usunąć z ekspozycji.

7. OCHRONA TARGÓW
7.1. Organizator odpowiada za ogólną ochronę terenów targowych i jest upoważniony do podejmowania wszelkich środków kontrolnych dla zapewnienia bezpieczeństwa.
7.2. Ogólna ochrona zapewniania przez Organizatora nie oznacza jego odpowiedzialności za szkody osobowe i rzeczowe w czasie trwania Targów.
7.3. Obsługa i nadzór stoiska w czasie montażu, demontażu i podczas trwania Targów należą do obowiązków Wystawcy, który ma obowiązek podać pisemnie Organizatorowi nazwiska osób upoważnionych do jego reprezentowania.
7.4. Ochrona indywidualna stoiska może być wykonana na zlecenie i koszt Wystawcy wyłącznie przez firmę specjalistyczną, wskazaną przez Organizatora.

8. REZERWACJA HOTELOWA
8.1. Organizator nie zajmuje się rezerwacjami hotelowymi

9. FOTOGRAFOWANIE, FILMOWANIE
9.1. Fotografowanie, filmowanie (w tym również za pomocą telefonów komórkowych) i wykonywanie rysunków na terenie Targów jest możliwe jedynie po uzyskaniu zgody Organizatora oraz zgody poszczególnych Wystawców, których to dotyczy.

10. ZASADY WJAZDU, DOSTAWY MATERIAŁÓW I PARKOWANIA
10.1. Dostawa, wyładunek i załadunek materiałów są możliwe jedynie z wykorzystaniem wyznaczonych stanowisk dworca autobusowego Łódź Fabryczna.
10.2. Wystawcy otrzymają od Organizatora dokładne instrukcje od Organizatora w zakresie przeprowadzenia dostawy, wyładunku i załadunku.
10.3. Wjazd na teren dworca autobusowego Łódź Fabryczna celem dostawy i wyładunku, jak również celem załadunku podlega ograniczeniu czasowemu poprzez wprowadzenie kaucyjnych kart wjazdu.
10.3. Dokładne terminy i czas dostawy, rozładunku i załadunku uzgadniany będzie z Organizatorem.
10.4. Osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie dostawy, wyładunku i załadunku jest zobowiązana do terminowego wykonania powyższych czynności i uprzątnięcia ewentualnych pozostałości i zabrudzeń.
10.5. Ze względów manewrowych wskazane jest realizowanie dostaw samochodami o długości do 12 m o dowolnym tonażu bez przyczep.
10.6. Realizacja dostawy, rozładunku i wyładunku na terenie dworca Łódź Fabryczna powinna się odbywać z udziałem odpowiedniej ilości osób personelu oraz z użyciem odpowiedniego sprzętu, który zapewni bezpieczeństwo osobom postronnym oraz nie spowoduje uszkodzenia powierzchni posadzki dworca (obciążenie do 500 kg i gumowe kółka). W przypadku przemieszczania po terenie dworca ładunków o wadze powyżej 500 kg wymagane jest poinformowanie Organizatora, który dokona ustaleń w tym zakresie z Administracją Dworca.
10.7. Wszelkie czynności związane z transportem (w tym także na terenie targowym), wyładunkiem, rozpakowywaniem, montażem, demontażem, spakowaniem i załadunkiem eksponatów oraz innych materiałów wystawowych, w tym także elementów obudowy stoiska Wystawcy są wykonywane przez Wystawcę na koszt i odpowiedzialność Wystawcy

10. PRZEPISY PORZĄDKOWE i BEZPIECZEŃSTWA PRACY
10.1. Wystawcy i wszystkie zatrudnione przez nich osoby wykonujące stoiska i biorące udział w Targach zobowiązane są do stosowania obowiązujących w RP przepisów, przepisów bezpieczeństwa obowiązujących na dworcu Łódź Fabryczna i przestrzegania Warunków Uczestnictwa, Regulaminu Tragów. Wystawcy nieprzestrzegający niniejszych warunków ponoszą odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez Organizatora lub osoby trzecie.
10.2. W godzinach otwarcia Targów stoiska powinny być udostępnione dla zwiedzających. Okresowe zamknięcie stoiska w czasie Targów lub jego wcześniejszy demontaż jest niedopuszczalny. W przypadku rozpoczęcia demontażu stoiska przed zamknięciem Targów, Organizator zastrzega sobie prawo do obciążenia Wystawcy dodatkową opłatą w wysokości 5000 zł + VAT.
10.3. Wystawca zobowiązany jest do stałej troski o czystość, ład i porządek na stoisku.
10.4. Użytkownicy dworca Łódź Fabryczna ponoszą całkowitą odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy swoich pracowników, wykonujących roboty na terenie dworca Łódź Fabryczna i odpowiadają za wszelkie wypadki wynikłe wskutek braku nadzoru lub zaniedbania wymogów i norm bezpieczeństwa pracy w okresie montażu, eksploatacji i demontażu ekspozycji.
10.5. Maszyny, silniki, narzędzia, aparaty oraz inne urządzenia wolno podłączyć tylko wtedy, gdy wyposażono je we wszelkie przepisowe elementy ochronne, a w szczególności w osłony i barierki zapobiegające dostępowi osób nieuprawnionych.
10.6. Dostępne krawędzie szyb znajdujących się na stoiskach muszą być oszlifowane aby wyeliminować niebezpieczeństwo skaleczenia.
10.7.W zakresie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy nie objętych niniejszymi przepisami, mają zastosowanie ogólne, obowiązujące w Polsce przepisy, których powinni przestrzegać wszyscy użytkownicy dworca Łódź Fabryczna.

eletive sp. z o.o.

Łódź, 15 kwietnia.2018 r.